Podejmując decyzję o tym, by konkretne biuro rachunkowe prowadziło księgi naszej firmy, warto sprawdzić kwalifikacje zatrudnionych tam pracowników i poznać opinie innych klientów na temat jakości świadczonych przez to biuro usług. Dobra i rzetelna księgowa jest, bowiem w stanie nie tylko poprawnie rozliczyć dostarczone jej przez biznesmena dokumenty, lecz także skutecznie doradzić mu w kwestiach związanych ze stworzeniem odpowiedniej struktury podatkowej, jak również podpowiedzieć jak właściwie zarządzać walorami prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa.

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze biura rachunkowego

Podejmując decyzję o tym, by konkretne biuro rachunkowe prowadziło księgi naszej firmy, warto sprawdzić kwalifikacje zatrudnionych tam pracowników i poznać opinie innych klientów na temat jakości świadczonych przez to biuro usługSzukając biura rachunkowego, któremu zamierzamy powierzyć sprawy rozliczeniowe i podatkowe naszej firmy, nie zawsze w takich decyzjach warto kierować się kosztami takich usług. Bardzo często w praktyce, okazuje się, że tańsza oferta wiąże się z niższą jakością świadczonych usług. Zdawać sobie należy sprawę z tego, że usługi renomowanego biura rachunkowego nie należą może do najtańszych, nie mniej jednak analiza perspektywicznych kosztów wynikających z błędów w księgach i komplikacji spowodowanych kontrolami z fiskusa, okazać się mogą dla przedsiębiorcy mniej opłacalne.

Podejmując decyzję warto także zweryfikować czy i na jaką wysokość sumy gwarancyjnej, biuro rachunkowe ma wykupioną polisę od odpowiedzialności cywilnej. Ubezpieczenie biur rachunkowych (kilka słów więcej na tej stronie) jest w myśl aktualnie obowiązujących przepisów prawa w naszym kraju obowiązkiem prośba, więc o podanie informacji o tym, w jakim towarzystwie ubezpieczeniowym i na jaką kwotą ma wykupione OC nie jest niczym niestosownym.

Jakość świadczonych usług

Usługi dotyczące prowadzenia ksiąg firmowych są usługami takimi, jak każde inne, przedsiębiorca ma, zatem prawo, a nawet obowiązek sprawdzania poziomu i sposobu, w jaki są one wykonywane. Można, zatem żądać wglądu do dokumentów, prosić o sporządzenie stosownych zestawień, czy też zadawać nurtujące klienta pytania i oczekiwać od biura rachunkowego wyczerpujących i rzeczowych informacji na ten temat. Jeśli z jakichś przyczyn przedsiębiorca ma podejrzenie, że jakość usług współpracującego z nim biura rachunkowego nie jest na takim poziomie, jak początkowo decydując się na współpracę zakładał, warto zlecić przeprowadzenie audytu podatkowego, który zweryfikuje jakość tych usług.

Wiedzieć należy, że rzetelne biura rachunkowe same, co jakiś czas zlecają taki audyt podatkowo-rachunkowy doświadczonym doradcom podatkowym. Analizowane są wówczas księgi, co najmniej kilku, a czasem nawet kilkunastu losowo wybranych przedsiębiorstw, z którymi sprawdzane biuro rachunkowe współpracuje. Taka forma dodatkowej kontroli w postaci zewnętrznego audytu daje możliwość wychwycenia w porę ewentualnych błędów i umożliwia wprowadzenie stosownych korekt przed kontrolą z urzędu skarbowego.

Odpowiedzialność spoczywająca na kliencie biura rachunkowego

Podejmując się współpracy z biurem rachunkowym, warto pamiętać również o tym, by samemu nie powodować opóźnień i zamieszania, na skutek na przykład zbyt późnego dostarczania biuru rachunkowemu dokumentów przedsiębiorstwa. Jeśli w firmie generowane są spore ilości dokumentów, powinno się przekazywać je do biura rachunkowego nawet kilkakrotnie w miesiącu. Działanie takie umożliwia wprowadzanie dokumentacji do ksiąg na bieżąco, co w znacznym stopniu przekłada się na mniejszą ilość popełnianych przez biuro rachunkowe błędów. Pamiętać należy, że księgowy jest człowiekiem takim samym jak każdym innym, też może popełnić błąd, zwłaszcza, gdy pracować musi w lawinowym trybie pracy, gdy dokumenty dostarczane są do niego na ostatnią chwilę.

Oczywiście, przedsiębiorca wyjść może z założenia, że to nie jego problem, lecz danego biura rachunkowego. Mieć należy jednak świadomość, że mimo posiadania stosownego ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej, za błędy w księgach i nieterminowe rozliczenia z fiskusem winę zgodnie z prawem ponosi przedsiębiorca. W związku z tym, to w jego interesie jest zadbanie o to, by prace biura rachunkowego przebiegały możliwie jak najsprawniej.

Tak samo biuro rachunkowe, jak i współpracujący z nim przedsiębiorca powinni być zainteresowani wypracowaniem sobie jak najlepiej działającej w praktyce procedury dotyczącej zwłaszcza logistyki związanej z przekazywaniem sobie nawzajem informacji i dokumentów. Nie należy zapominać także o tym, że do właściwego zaksięgowania kosztów nie wystarczają jedynie faktury, lecz także niezbędne jest dostarczenie do księgowego wszelakich umów, bez których osoba prowadząca księgi firmy nie może nie mieć pewności, co do tego, w jaki sposób dany koszt poprawnie zaksięgować. A to pociąga za sobą konkretne zagrożenie dla przedsiębiorcy, że zostanie to inaczej zinterpretowane przez biuro rachunkowe, a inaczej przez urząd skarbowy.